Разработка CRM-системы для сети клиник
— частная семейная клиника,
которая специализируется на педиатрии, детской и взрослой стоматологии.
— частная семейная клиника,
которая специализируется на педиатрии, детской и взрослой стоматологии.
Задачи проекта
Разработка корпоративной CRM-системы для частной семейной клиники, включающей в себя стоматологическое и педиатрическое направление.
Функционал системы должен включать все бизнес-процессы клиники. Запись пациента на прием к специалисту, проведение процедур и манипуляций во время приема, учет времени и использованных при приеме материалов и медикаментов, ведение медкарты пациента с полной историей болезни и лечения, первичный осмотр и консультация, выставление счетов на оплату исходя из реестра тарифов на услуги и медикаменты.
Также система помогает отслеживать эффективность работы врачей и специалистов клиники, затраченное время, начисление заработной платы и премии для медперсонала. Планирование расписания работы медкабинетов исходя из предварительной записи пациентов, и множество других более мелких функций и подсистем в составе всего проекта.
Основные сложности
За все время работы клиника накопила базу из более чем 48 тысяч клиентов и провела более 400 тысяч приемов, работая с разрозненными подсистемами, реестрами и базами данных.
Таким образом, кроме создания сложной и полнофункциональной единой системы, открытых аналогов которой нет ни в вебе ни в облачных SAAS-решениях, нам было необходимо обеспечить миграцию всех баз данных и реестров без потерь информации и ее структуры.
Также существовало существенное различие в бизнес-процессах подразделений: клиники и стоматологии. Если в клинике один пациент — это один прием, то в стоматологии один прием — это один зуб. Это так же было учтено в итоговом продукте.
Запись на прием
Запись на прием осуществляется по звонку клиента. По входящему номеру на внутреннюю ATC клиники определяется профиль зарегистрированного в системе контакта. У одного контакта может быть несколько профилей пациентов. Это необходимо, если клиент хочет записать на прием не себя, а своего ребенка или другого члена семьи.
Счет на оплату, программа лояльности и бонусов закреплены за контактом, тогда как история болезни и лечения записывается в медкарту отдельного профиля пациента, записанного на прием и привязанного к этому контакту.
Если клиент обращается в клинику впервые, то оператором создается новый контакт и при необходимости связанный с ним профиль пациента.
При записи на прием выбирается свободная и удобная дата, время, специалист и ассистент если он необходим. Система не позволит записать двух пациентов в одно и то же время к одному специалисту.
Также указываются жалобы пациента и другие необходимые заметки, так, что в своем личном кабинете и расписании приемов доктор уже видит с чем к нему пришел пациент.
Предусмотрено напоминание о приеме по СМС.
Общий график записи для менеджера и личный график в кабинете врача
Клиника
В процессе приема доктор или его ассистент осмотрев пациента, либо проведя необходимые манипуляции лечения, заполняют форму на страницы приема.
Диагнозы выбираются из базы МКБ-10 и дополняются анамнезом в текстовом поле. Исходя из выбранных диагнозов, система предлагает выбор из готовых клише для протоколов лечения и манипуляций. Клише, так же как и диагнозы, можно дополнять в текстовом поле, видоизменять или создавать новые клише.
Каждому медицинской манипуляции и (или) услуге, соответствует своя цена, так же как и использованным при этом товарам (медицинским материалам и медикаментам).
По завершению приема, все данные сохраняются в общей базе и медкарте пациента, выставляется счет на оплату.
Страница проведения приема пациента клиники
Стоматология
Процесс записи и приема пациента, проведение манипуляций и лечения зубов, а также первичный прием с составлением плана лечения полностью интегрированы с бизнес- процессами стоматологии и систематизированы в итоговом продукте.
Функционал интерфейса системы позволяет составлять из реестра базовых клише диагноз и соответствующее ему лечение по каждому зубу, с записью в общую сводную таблицу плана лечения. Также предусмотрены индикаторы статуса по каждому зубу (еще не лечен / вылечен / отсутствует в плане лечения). Это позволяет быстро ориентироваться и более эффективно работать с системой во время приема пациента.
Также реализован контроль за временем приема и составление общего счета на оплату исходя из прайса на проведенные манипуляции, использованные при этом материалы и медикаменты.
Результат
Внедрение системы помогает автоматизировать и решить множество вопросов и по работе клиники и обслуживанию пациентов:
- Отчеты по загрузке врачей помогают планировать расписание клиники и делают работу специалистов более «прозрачной» и понятной для руководства.
- Финансовые отчеты, учет товаров и проведенных манипуляций помогают прогнозировать затраты клиники на будущий период по закупу материалов и медикаментов.
- Стандартизированное оказание услуг, постановок диагнозов и описание манипуляций – делают процесс лечения более понятным для пациентов.
- «Персональная карточка» помогает сохранить всю историю приемов и может быть выгружена для каждого пациента, также в ней сохраняется финансовая отчетность о его посещениях, что помогает выстроить грамотную программу лояльности для посетителей клиники.
- Автоматизация всех процессов начиная от записи и заканчивая проведением приема помогает ускорить работу сотрудников клиники и увеличить время на обслуживание пациентов.