Внедрение CRM-системы «Bitrix24»
для автоматизации бизнес-процессов

До внедрения портала Битрикс24 компания сталкивалась со следующими проблемами и потребностями:

• Число водителей возрастало, и контроль за исполнением задач был ограничен;
• Сложность в отслеживании местоположения автотранспорта, который в рейсе;
• Не автоматизированы процессы бухгалтеров, сотрудников по работе с клиентами, вручную создавались документы (договора, заявки на перевозку, путевые листы);
• Сложность в обмене информацией с водителями в рейсе;
• Не автоматизированы кадровые процессы: прием, увольнение. Получение всевозможных документов для водителей, сертификатов, виз и пр.;
• Не было общего информационного пространства для сотрудников;
• Расчет затрат и выплат по перевозке был затруднителен;
• Ведение компаний (контакты, договора, прочая информация) было на бумагах вручную.

• Создать личный кабинет для клиента компании, с возможностями: регистрации, подачи заявки, отслеживание заявок;
• Интеграция Битрикс24 с 1С: обмен справочниками, автоматическое создание документов в 1С;
• Автоматизация задач водителей и остальных сотрудников;
• Необходимо было создать функционал позволяющий без проблем отследить груз, машину или водителя;
• Интеграция портала с GPS системой Wialon отслеживания;
• По перевозкам необходимо четко получать данные по затратам, выплатам водителю, прибыли;;
• Внедрить учет, ведение компаний. Автоматизировать процессы: создание, утверждение договоров;
• Автоматизировать кадровые процессы: прием, увольнение;
• Автоматизировать большинство бумажных работ компании: получение виз, получение сертификатов Казато и прочее.

• Все системы и информация компании должны была физически располагаться на ее территории, поэтому было решено использовать коробочную версию CRM;
• Всей информацией должен владеть директор, бизнес процессы, задачи сотрудников, утверждение ключевых документов, договоров, заявок;
• Во всех процессах компании должно быть задействовано как можно меньше людских действий и решений, то есть автоматизация как можно большего количества бизнес процессов;

Водителям нужно было как то взаимодействовать с порталом, выполнять задачи, в живую ленту скидывать информацию о своем местоположении, состояние груза и пр. информацию.

В данной ситуации очень пригодилось мобильное приложение Битрикс24. Каждому водителю было выдано планшетное устройство, где он мог выполнять все эти действия. Наличие этого приложения значительно сократило время на разработку решения. Преимуществ от использования было очень много.

Необходимо было автоматически формировать договор для клиента и выслать ему на почту. Для решения был выбран инструмент “Конструктор документов”. С его помощью можно на основании данных, введенных о компании, и с заранее подготовленных шаблонов сформировать документ в формате DOCX или PDF и выслать его на почту.

• Сложным вопросом было проектирование взаимодействий разных подсистем с порталом. В качестве узлов можно выделить 1С, официальный сайт (находящийся на другом хостинге) и портал Битрикс24. Выбор протокола обмена очень важный момент с точки зрения безопасности. Между узлами был использован протокол SOAP.
• До внедрения портала Битрикс24, основным источником информации было 1С. По требованиям директора, необходимо было создание первичных данных (справочников) перенести в портал. То есть нужно было реализовать принцип “Сначала создается в портале, потом переносится в 1С”. Справочников и документов оказалось немало. В результате сложной работы ведение ключевых справочников (списков), документов было перенесено в портал, и настроена синхронизация между CRM -> 1C.
• Была произведена интеграция портала, сайта и 1С с GPS системой Wialon. На каждую машину был установлен датчик GPS. В системе доступны данные: о текущем расположении, пройденном пути. Расходы по ГСМ автоматически переносятся в 1С для отчетности по перевозке.