Внедрение CRM-системы «Битрикс 24»

— одно из крупнейших предприятий в Казахстане, работающих в шинном бизнесе.

Основные проблемы

У компании обширная сеть филиалов по всей стране и во внутреннем документообороте могут принимать участие лица, которые находиться в разных городах. Из-за этого рассмотрение одного документа может занимать много времени, поэтому требуется возможность работать с документами в одном месте и всем сотрудникам сразу;
На день обращения в компании работало уже более 1000 сотрудников в 15 городах Казахстана, при каждом филиале функционировали шинно-сервисные центры, работа которых не автоматизирована;
Отсутствие оптимизации и автоматизации в работе интернет-магазина;

Задачи проекта

Перевести внутренний документооборот в электронный формат;
Провести интеграцию интернет-магазина с CRM;
Автоматизировать работу шинных центров.

Электронный документооборот

В электронный формат требовалось перевести служебные записки и договоры. Реализовали это при помощи смарт-процессов и бизнес-процессов. Для каждого вида документов были созданы отдельные разделы.

Созданы воронки под разные направления работы компании, настроены стадии для отслеживания на каком этапе сейчас находится документ, настроены представления карточки. Все согласования происходят через бизнес-процессы, для удобства пользователей была сделана доработка чтобы запущенные процессы выводились в карточку документа и не надо было переключаться между разными разделами портала.

Чтобы исключить внесение каких-либо изменений в документ в процессе согласования или уже в согласованные документы были настроены права доступа. В конце всего процесса генерируются документы для печати или отправки в электронном виде.

Интернет-магазин

Онлайн заказы были выведена в отдельное направление сделок. Выполнены стандартные работы по внедрению – настройка стадий и представления карточки, автоматизация с помощью роботов и триггеров, настройка прав доступа. Также была доработана стандартная связь заказа со сделкой, в части синхронизации статусов и стадий.

Запись на услуги

Для проведения работ клиенты могут записаться в шинные центры компании через сайт. Эти заявки попадают в отдельную воронку CRM, где мастера центров могут посмотреть все записи к ним.

Результаты внедрения

Созданы воронки – продажи, шиномонтаж и запись на услуги;
Настроены стадии и представления карточек;
Настроена связь интернет-магазина и CRM;
Настроены права доступа.

Создан отдельный раздел в CRM;
Созданы стадии и настроено представление карточки;
Создан бизнес-процесс для инициирования служебной записки (выбор категории и темы);
Для каждой темы служебной записки создан отдельный бизнес-процесс чтобы при необходимости можно было внести изменения в конкретную тему, не затрагивая остальные;
Для удобства работы используется стороннее решение для вывода бизнес-процессов в карточку;
Настроены права доступа;
На стадиях настроены роботы;
Создан шаблон документа для формирования.

Создан смарт-процесс;
Категории договоров разбиты на воронки;
В каждой воронке настроены стадии и представления карточки;
На стадиях настроены роботы;
Настроены права доступа;
Для каждой категории создан бизнес-процесс для согласования;
Для удобства работы используется стороннее решение для вывода бизнес-процесса в карточку;
Созданы шаблоны документов для формирования.

Пользователь создает новый договор в нужной воронке. Заполняет обязательные поля после чего запускается бизнес-процесс согласования. После согласования формируется документ для печати. При помощи прав доступа настроено, что инициатор видит только свои договоры, а согласующие только те, где требуется их согласование.

После внедрения Битрикс24, процесс согласования внутренних документов стал более простым и быстрым, а реализация на бизнес-процессах позволяет быстро вносить изменения если в компании пересмотрели процесс согласования документов. Работа отдела электронной коммерции и шинных центров стала более быстрой и прозрачной благодаря введению CRM.

Переход на Битрикс24 позволил объединить нашу большую компанию в единую систему и упростил взаимодействие друг с другом.

Специалисты ONELAB всегда быстро реагирует на наши запросы и реализуют весь необходимый нам функционал.

Исполнительный директор
ТОО “Эйкос”