Енгізу кейсі

Aikos: филиалдардың құжат айналымы мен шина орталықтарының сервисі бір Битрикс24-те

Қазақстандағы ең ірі шина компанияларының бірі шарттарды, бұйрықтарды, қызметтік жазбаларды және сатып алуларды қораптық Битрикс24-ке көшірді. Құжаттар кез келген филиалдан маршрут бойынша келісіледі, баспа нысандары карточкадан жасалады, ал интернет-дүкен тапсырыстары, шина орталықтарына жазылу және клиенттердің хабарламалары сол CRM-ге түседі.

Қораптық Bitrix24Электрондық құжат айналымыБизнес-процестерШина монтажы және жазылуИнтернет-дүкенWhatsApp

Маған да осындай Бұл қалай жұмыс істейді

Шарттар, бұйрықтар мен қызметтік жазбалар Битрикс24-те келісу маршрутынан өтеді, баспа нысаны карточкадан жасалады

ЭҚАшарттар, бұйрықтар, қызметтік жазбалар мен сатып алулар порталда

Филиалдаркез келген қаладан қағазсыз және файл жібермей келісу

Шина орталықтарысайттан жазылу және шина монтажы CRM воронкаларында

Дүкентапсырыстар мен мәртебелер мәмілелермен синхрондалған

Клиент туралы

Бүкіл Қазақстанда филиалдары бар шина компаниясы

Aikos — Қазақстанның шина нарығындағы ең ірі ойыншылардың бірі: шиналар мен дискілерді көтерме және бөлшек сату, интернет-дүкен және филиалдардағы өз шина-сервис орталықтары. Топтың бірнеше заңды тұлғасы жеткізушілермен, сатып алушылармен және тендерлермен жұмыс істейді.

Филиалдар әртүрлі қалаларда орналасқан, сондықтан бір шартқа немесе қызметтік жазбаға ешқашан бір кеңседе отырмайтын қызметкерлер қатысады. Мұндай компания үшін портал — бір мезгілде құжат айналымының, сатудың және сервистің жұмыс орны.

Шиналар, дискілер және шина сервисі · aikos.kz

Сала: Шиналарды көтерме және бөлшек сату, шина сервисі
Өңір: Қазақстан, филиалдар желісі
Портал: Қазақстандағы сервердегі қораптық Bitrix24
Сайт: CRM-мен байланысқан 1С-Битрикс интернет-дүкені
Бізбен: енгізу, жетілдіру, әкімшілендіру

Шарттартоптың заңды тұлғалары мен шарт түрлері бойынша воронкалар

Бұйрықтаржәне келісу маршруттары бар қызметтік жазбалар

Сатып алуларжәне электрондық түрдегі төлем өтінімдері

Сервисшина монтажы, қызметке жазылу, сату

Міндет

Құжаттар қалалар арасында жүрді, ал сервис CRM-нен бөлек өмір сүрді

Компанияға құжатқа қатысатындардың бәрі қай жерде болса да оны келісе алуы, ал сату, дүкен және шина орталықтары құжат айналымымен бір жүйеде жұмыс істеуі қажет болды.

Ұзақ келісулер

Қызметтік жазбалар мен шарттар пошта арқылы және қағазда келісілді. Қатысушылар әртүрлі қалаларда болса, бір құжат қолтаңбаны апталап күтуі мүмкін еді, ал оның кімде тұрып қалғанын табу қиын болды.

Есепсіз шина орталықтары

Клиенттердің шина монтажына жазылуы және филиалдардағы сервис орталықтарының жұмысы автоматтандырылмаған еді: шеберлер мен менеджерлер оларды қалай болса солай жүргізді.

CRM-нен бөлек дүкен

Интернет-дүкен тапсырыстары өз бетінше өмір сүрді: мәртебелерді қолмен салыстыруға тура келді, ал менеджер тапсырысты клиент тарихымен қатар көрмеді.

Шешім

Бұл қалай жұмыс істейді

Құжат айналымы, сату және сервис бір қораптық Битрикс24-ке жинақталған. Құжаттар — бизнес-процестерге негізделген маршруттары бар смарт-процестер, сервис пен дүкен — CRM воронкалары. Өз логикамыз ONELAB модульдеріне шығарылған, Битрикс24 ядросы өзгертілмеген.

Филиал қызметкерлеріқұжат бастамашылары, келісушілер, заңгерлер, бухгалтерия, басшылық

құжаттар⇄шешімдер

Bitrix24 (қорап)

Шарттарсмарт-процесс, түрлері бойынша воронкалар

Бұйрықтар мен жазбалартақырыптар бойынша маршруттар

Сатып алуларжәне төлем өтінімдері

CRMсату, шина монтажы, жазылу

тапсырыстар мен жазылулар⇄

Клиенттеринтернет-дүкен, сайттан қызметке жазылу, WhatsApp және онлайн-чат

⇅баспа нысандары

⇅тапсырыс мәртебелері

Құжат генераторыбасып шығаруға және жіберуге арналған шарттар, бұйрықтар мен жазбалар карточка өрістерінен жасалады

⇄

Аналитикабасшылыққа арналған құжаттар, сату және сервис бойынша BI-конструктор дашбордтары

Портал Қазақстандағы серверде орналасқан: шарттар, бұйрықтар мен клиент деректері компания контурында қалады.

Құжат айналымы

Шарттар, бұйрықтар мен сатып алулар — келісу маршруты бар смарт-процестер

Әр құжат түріне жеке бөлім берілді. Шарттар топтың заңды тұлғалары мен түрлері бойынша воронкаларға бөлінген: сату, сатып алу, тендерлік, типтік, кадрлық. Кезеңдер құжаттың қазір қай жерде екенін, ал карточка келісушіге қажеттінің бәрін көрсетеді.

Маршрут — бизнес-процесте. Келісу карточкадан іске қосылып, жауаптылар тізбегі бойынша жүреді. Келісу барысы тікелей құжат карточкасында көрінеді, портал бөлімдерінің арасында ауысудың қажеті жоқ.
Құжат кейін түзетілмейді. Құжат келісуге кеткен сәттен бастап және бекітілгеннен кейін қол жеткізу құқықтары өзгерістерді жабады.
Баспа нысаны бір басумен. Маршрут соңында құжат генераторы шартты немесе бұйрықты карточка өрістерінен үлгі бойынша жасайды — басып шығару немесе электрондық түрде жіберу үшін.

Ноутбук пен смартфондағы Битрикс24 құжаттар канбаны — Құжаттар келісу кезеңдерімен жылжиды — компьютерден де, мобильді қосымшадан да.

Қызметтік жазбалар

Қызметтік жазбаның әр тақырыбының өз маршруты бар

Қызметкер жазбаның санаты мен тақырыбын таңдайды, ал портал қажетті келісу маршрутын өзі іске қосады. Әр тақырыпқа жеке бизнес-процесс жасалған, сондықтан бір тақырыптың келісу тәртібін басқаларына тимей өзгертуге болады.

Тақырыптар анықтамалыққа шығарылған: компанияда қызметтік жазбаның жаңа түрі пайда болғанда, ортақ процесті қайта жазудың орнына оны маршрутымен бірге порталға қосады.

Порталдағы құжаттар

Битрикс24-те не келісіледі және маршрут немен аяқталады

Құжат	Қалай өтеді	Нәтиже
Шарт	Заңды тұлға мен шарт түрі бойынша воронка, заңгердің, бухгалтерияның және басшылықтың келісуі	Қол қойылды
Бұйрық	Бұйрық түрі бойынша маршрут, жауаптылардың танысуы	Бекітілді
Қызметтік жазба	Тақырып маршрутты анықтайды, шешім карточкада тіркеледі	Шешім
Сатып алу	Өтінім кезеңдер бойынша келісу мен орындаудан өтеді	Орындалды
Төлем өтінімі	Бухгалтерияға берілгенге дейін келісу	Төлеуге
Қабылданбаған құжат	Бастамашыға түсініктемемен қайтарылады, тарихы сақталады	Пысықтауға

Шарттардың, бұйрықтар мен қызметтік жазбалардың баспа нысандарын Битрикс24 құжат генераторы карточка деректерінен жасайды — деректемелерді қолмен көшірмей.

Шина орталықтары

Шина монтажына жазылу және сервис жұмысы — CRM-де

Клиенттер шина орталықтарына сайт арқылы жазылады. Өтінім жеке воронкаға түседі, ал шебер өзіне жазылғандардың бәрін көреді. Шина монтажы кезеңдері бар өз воронкасында жүргізіледі, сондықтан филиал басшысы сервистің жүктемесін сату сияқты көреді.

Ноутбук пен смартфондағы Битрикс24-тегі шина орталығының мәмілелер тізімі — Сервис пен сату мәмілелері — бір CRM-де, компьютерде және телефонда.

Дүкен және арналар

Интернет-дүкен тапсырыстары мен клиенттердің хабарламалары сол CRM-ге түседі

Интернет-дүкенОнлайн-тапсырыстар мәмілелердің жеке бағытына шығарылған. Тапсырыс пен мәміленің байланысы жетілдірілді: мәртебелер мен кезеңдер екі бағытта синхрондалады.

WhatsApp және онлайн-чатWhatsApp, сайттағы онлайн-чат және әлеуметтік желілердегі хабарламалар ашық желілерге түсіп, клиент тарихында сақталады.

Роботтар мен триггерлерМәміле кезеңдері оқиғалар бойынша автоматты түрде жылжиды: төлем, тапсырыс мәртебесінің өзгеруі, клиенттің жауабы.

Қол жеткізу құқықтарыҚұқықтар рөлдер бойынша бапталған: әр қызметкер өз жұмысына қажетті мәмілелер мен құжаттарды көреді.

Бақылау

Басшылық құжаттың қайда екенін және сервистің қалай жұмыс істейтінін көреді

Әр құжат бойынша оның қазір кімде екені және шешімді қанша уақыт күтіп тұрғаны көрінеді. Басшылыққа BI-конструкторда құжаттар, сату және сервис бойынша дашбордтар жиналған, ал жаңа процестер — сатып алу, бұйрықтар, рекрутинг — компания оларды ресімдеген сайын сол порталға қосылады.

Битрикс24-тегі Aikos порталы: мәмілелер, құжаттар және тапсырмалар — Компанияның құжаттары, мәмілелері мен тапсырмалары — бір порталда.

Нәтиже

Қағазсыз құжат айналымы және бір жүйедегі сервис

Компания үшін не өзгерді.

Қағазсызшарттар, бұйрықтар, қызметтік жазбалар мен сатып алулар порталда келісіледі.

Ашық маршрутқұжаттың кімде және қай кезеңде екені көрінеді.

Бір басубаспа нысаны карточкадан үлгі бойынша жасалады.

Онлайн жазылушина орталықтарының клиенттері сайт арқылы жазылады, шеберлер жазылуларды CRM-де көреді.

Дүкен және CRMтапсырыстар мен мәртебелер мәмілелермен синхрондалған.

Жаңа процестербөлек кестелерге емес, сол порталға қосылады.

Қашықтық енді шешімдерді тежемейді. Құжатты әртүрлі филиалдардың қызметкерлері файлдарды поштамен жібермей келіседі, ал бастамашы маршруттың кімде тоқтағанын көреді.

Портал компаниямен бірге өседі. Біз қораптық Битрикс24-ті сүйемелдейміз: жаңартамыз, өнімділік пен қауіпсіздікті қадағалаймыз және бизнестің сұранысы бойынша жаңа процестерді порталға көшіреміз.

Технологиялар

Неге негізделген

Қораптық Bitrix24

CRM, смарт-процестер, бизнес-процестер, роботтар мен триггерлер, BI-конструктор. Ядро өзгертілмеген.

Құжат айналымы

ONELAB-тың өз модулі, келісулерді карточкаға шығару, кезеңдер бойынша қол жеткізу құқықтары, құжат генераторы.

Интеграциялар

Тапсырыстар мен мәмілелерді синхрондайтын 1С-Битрикс интернет-дүкені, сайттан қызметке жазылу, 1С-пен алмасу.

Арналар

Битрикс24 ашық желілеріндегі WhatsApp Business, сайттағы онлайн-чат және әлеуметтік желілер.

Ұқсас міндет бар ма? Әртүрлі қалалардағы филиалдар, қағаз жүзіндегі келісулер немесе CRM-нен бөлек өмір сүретін сервис — процестеріңізді талдап, оларды Битрикс24-те қалай құруға болатынын көрсетеміз. Толығырақ: Битрикс24 енгізу және қораптық нұсқаны әкімшілендіру.

Жобаны талқылау

Құжаттарыңыз қалай келісілетінін айтып беріңіз

Қандай құжаттарды келісесіз, оған кім қатысады, филиалдар бар ма және сату мен сервис қазір қайда жүргізіледі. Алғашқы кездесуде архитектура мен кезеңдерді ұсыну үшін осы жеткілікті.

Жұмыс күні ішінде жауап береміз, онлайн немесе Алматы мен Астанадағы кеңседе кездесеміз.
Осы кейстегі құжат айналымы қалай құрылғанын көрсетеміз.
Өз АТС керек пе, әлде бұлттық телефония жеткілікті ме — кеңес береміз.

ТЗ немесе процестер сипаттамасы бар ма? info@oneit.kz поштасына жіберіңіз (PDF, DOCX, XLSX, 20 МБ-қа дейін) — және хабарламада осыны көрсетіңіз.